Un plan de gestion de sinistres au sein des Archives de Montreux : de la conception à la mise à jour - Ramalho , Ludovic (Revue électronique suisse de science de l'information (RESSI), 2019)
L’article suivant – synthèse d’un travail de bachelor – décrit l’approche adoptée pour concevoir un plan de gestion de sinistres pour les Archives de Montreux ainsi que son processus de mise à jour, incluant les différentes étapes de sa mise en œuvre. Cet article présente la méthodologie utilisée pour élaborer les différents éléments qui ont permis d’aboutir au résultat final: une analyse des risques qui prend en compte le bâtiment des Archives, son environnement et ses occupants, la conception du plan de gestion de sinistres, la méthodologie de mise à jour de ce dernier ainsi que les recommandations qui ont découlé des éléments précédents. En ce qui concerne l’analyse des risques, il existe plusieurs méthodes plus ou moins similaires qui utilisent toutes un système de notation de l’impact et de la probabilité d’un risque ainsi qu’une matrice qui permet d’évaluer ce dernier. Pour ce travail, on a utilisé la méthode proposée dans le Guide de gestion des risques dans le domaine des biens culturels que l’on peut retrouver ici. Les éléments centraux de ce travail, le plan de gestion de sinistres et sa méthodologie de mise à jour sont constitués de plusieurs éléments qui ont été choisis de concert avec les Archivistes de Montreux ainsi que de par l’observation de plusieurs autres plans de gestion de sinistres d’institutions similaires. Les choix se sont donc portés sur les procédures d’alarmes, une liste des responsabilités et de personnes à contacter, des procédures de manipulation de documents selon les types de dégâts ainsi que divers plans des Archives et autres éléments qui nous ont semblé utiles pour gérer un sinistre. Pour finir, les recommandations ont découlé de plusieurs éléments : soit des observations réalisées directement durant les jours de présence aux Archives de Montreux, soit de l’analyse des risques. Les constatations qui ont découlé de ces deux processus ont permis de proposer un certain nombre de recommandations d’amélioration. Celles-ci portaient, soit sur le bâtiment, soit sur les comportements des usagers et des archivistes ou encore sur le matériel à acquérir. Tout cela a été effectué dans le but de diminuer les risques ou prémunir l’institution contre les méfaits des sinistres potentiels sur cette dernière.